Dua masalah terkait inventory control di bisnis sabun adalah stok yang kurang (understock) dan stok yang berlebih (overstock). Kedua masalah itu mengganggu operasional dan menyebabkan kerugian finansial perusahaan.
Ketidakmampuan untuk mengelola stok sabun yang optimal dapat menyebabkan kerugian yang signifikan, mulai dari kehilangan pelanggan karena understock hingga membayar biaya penyimpanan yang tidak perlu karena overstock. Kesalahan dalam manajemen pergudangan akan berdampak buruk bagi bisnis.
Untuk menjaga keseimbangan antara permintaan pasar dan ketersediaan barang, sangat penting untuk mengelola inventaris dengan baik.
Ulasan dalam artikel ini merupakan solusi dari kegelisahan di atas. Yuk, baca artikel ini hingga akhir dan dapatkan insight menarik yang Anda butuhkan.
Table of Contents
8 Cara Mengatasi Kelebihan dan Kekurangan Stok di Bisnis Sabun
1. Melakukan estimasi permintaan sabun yang akurat
Memprediksi kebutuhan pasar dengan baik dapat mengurangi risiko kekurangan (understock) atau kelebihan stok (overstock), sehingga proses pengelolaan dan pengendalian persediaan barang di bisnis sabun Anda bisa relative terkontrol.
Lalu bagaimana caranya membuat estimasi permintaan stok dengan akurat?
Ada 7 metode yang umum digunakan untuk memprediksi permintaan stok dengan lebih akurat.
a. Analisis data historis
Melalui metode ini Anda bisa memprediksi permintaan di masa depan, menggunakan data penjualan sebelumnya. Dengan menganalisis pola historis, Anda dapat mengidentifikasi tren musiman dan fluktuasi permintaan, sehingga memungkinkan perencanaan inventori yang lebih akurat dan responsif terhadap perubahan pasar
b. Peramalan Kuantitatif
Metode ini menggunakan model matematis dan data historis untuk memproyeksikan permintaan di masa depan. 3 metode peramalan kuantitatif yang umum digunakan adalah:
i. Single Exponential Smoothing (SES)
SES memberikan pembobotan eksponensial rata-rata bergerak dari semua nilai observasi sebelumnya; metode ini cocok untuk data yang tidak memiliki pola pertumbuhan atau tren konsisten.
Rumusnya: Ft+1 = αAt + (1-α)Ft
Keterangan:
- Ft+1: peramalan untuk periode berikutnya,
- At: nilai aktual pada periode t
- Ft : peramalan pada periode t
- Α: parameter pemulusan antara 0 dan 1.
ii. Double Exponential Smoothing (DES)
Dengan menggunakan dua konstanta pemulusan, DES menambahkan faktor tren dalam perhitungannya, sehingga cocok untuk data yang memiliki tren.
Rumus umum: Ft+m = Lt + mTt
Keterangan:
- Ft : peramalan pada periode t
- Lt : estimasi level pada periode t
- Tt: estimasi tren
- m : jumlah periode ke depan yang diramalkan.
iii. Autoregressive Integrated Moving Average (ARIMA)
Model perhitungan ARIMA ini lebih kompleks ketimbang dua metode sebelumnya. ARIMA menggabungkan autoregressive (AR), integrated (I), dan moving average (MA). Ini cocok untuk rangkaian waktu yang stasioner, dan dapat diubah menjadi stasioner melalui diferensiasi. ARIMA dapat menangkap pola seperti tren, musiman, dan siklus.
c. Analisis regresi
Metode regresi menunjukkan bagaimana variabel yang mempengaruhi permintaan berhubungan satu sama lain. Anda dapat membuat perencanaan inventori yang lebih strategis dan adaptif dapat dicapai dengan memahami korelasi tersebut. Dengan begitu Anda dapat memprediksi permintaan berdasarkan perubahan komponen yang relevan.
d. Maximum Likelihood Estimates (MLEs)
Metode MLEs ini digunakan untuk memperkirakan permintaan konsumen, terutama dalam situasi stock-out (persediaan habis atau tidak ada). MLEs membantu Anda memahami permintaan potensial yang tidak terpenuhi, dan melakukan penyesuaian strategi inventori yang sudah dijalankan untuk memaksimalkan penjualan dan kepuasan pelanggan.
e. Estimasi berbasis teknologi
Metode ini menggunakan sistem manajemen inventaris real-time dan perangkat lunak yang canggih, sehingga memungkinkan pemantauan persediaan yang akurat, prediksi kebutuhan stok yang lebih tepat , dan pengelolaan pesanan yang efisien. Metode ini meningkatkan keseluruhan manajemen rantai pasokan.
f. Analisis tren pasar
Metode ini melibatkan penilaian variabel yang berasal dari sumber luar, seperti perubahan perilaku konsumen, keadaan ekonomi, dan peraturan (regulasi). Dengan melihat tren pasar, Anda dapat mengantisipasi perubahan permintaan dan secara proaktif mengubah strategi inventori bisnis Anda.
g. Analisis ABC
Teknik analisis ABC ini menempatkan produk dalam kategori berdasarkan nilai dan tingkat permintaannya. Dengan begitu Anda dapat mengalokasikan sumber daya secara efisien, memfokuskan perhatian bisnis AndA pada produk-produk kunci, dan mengoptimalkan manajemen persediaan secara keseluruhan dengan mengelompokkan item inventori.
Nah, dari ketujuh metode di atas, manakah metode yang paling tepat untuk bisnis Anda? Mengenai ini, hanya Anda sendiri yang dapat menjawabnya karena tepat tidaknya metode estimasi yang Anda pilih bergantung pada jenis data dan kebutuhan bisnis Anda.
Terakhir, dan tak kalang penting, Anda mesti melakukan evaluasi dan penyesuaian metode estimasi Anda secara berkala. Selalu bandingkan proyeksi dengan hasil aktual, lalu perbaiki jika perlu.
Pendekatan yang komprehensif dan adaptif dapat membantu bisnis sabun Anda mengelola inventaris dengan lebih baik dan mengurangi risiko overstock dan understock.
2. Melakukan otomatisasi pada manajemen persediaan
Anda dapat memantau stok secara akurat, mengoptimalkan tingkat persediaan, dan mengurangi risiko kelebihan atau kekurangan stock dengan menerapkan sistem manajemen persediaan yang real-time. Ini memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat serta meningkatkan responsivitas bisnis Anda terhadap fluktuasi permintaan pasar.
Dengan menjalankan sistem manajemen inventaris yang terintegrasi memungkinkan memungkinkan Anda untuk mengotomatisasi manajemen persediaan. Untuk memantau pergerakan stok secara real-time, Anda bisa menggunakan teknologi pemindaian barcode atau RFID.
Sistem tersebut terhubung ke perangkat lunak manajemen inventaris, yang memungkinkan Anda melakukan pemantauan persediaan dan akurat dan berkelanjutan. Selanjutnya, Anda tinggal memasang sistem pemesanan otomatis yang akan memulai pembelian ketika stok mencapai batas pemesanan ulang yang ditetapkan.
Mengintegrasikan manajemen persediaan dengan sistem estimasi permintaan berbasis AI dapat membantu menentukan jumlah pemesanan yang ideal. Selanjutnya, teknologi Internet of Things (IoT) dapat Anda gunakan untuk memantau parameter penyimpanan, seperti suhu dan kelembaban, khususnya untuk produk yang sensitif.
Sistem tersebut dapat memberikan peringatan otomatis, jika terjadi penyimpangan dari kondisi ideal. Terakhir, Anda bisa mengintegrasikan sistem manajemen inventaris dengan platform e-commerce dan sistem point-of-sale, sehingga memungkinkan sinkronisasi data persediaan dan penjualan secara real time.
Itu akan mencegah overselling dan memungkinkan penyesuaian stok secara otomatis. Dengan otomatisasi tersebut, Anda bisa memaksimalkan efisiensi operasional bisnis, mengurangi human error, dan mengoptimalkan tingkat persediaan.
3. Melakukan analisis ABC
Analisis ABC merupakan strategi untuk mengoptimalkan persediaan produk. Metode ini menempatkan produk dalam kategori berdasarkan nilai dan tingkat permintaannya, sehingga memungkinkan alokasi sumber daya yang lebih efektif.
Pertama, Anda mesti mencari semua SKU yang ada dalam inventaris Anda. Dalam sistem manajemen inventaris, SKU (Stock Keeping Unit) adalah kode unik yang digunakan untuk mengidentifikasi dan melacak produk. Kode tersebut mencakup informasi tentang ukuran, warna, dan jenis.
Kemudian, hitung nilai penjualan tahunan untuk setiap SKU dengan cara mengalikan harga jual per unit dengan volume penjualan tahunan. Setelah itu, urutkan SKU dari tertinggi ke terendah berdasarkan nilai penjualan tahunan. Kemudian hitung total nilai penjualan dan SKU. Produk dikategorikan sebagai berikut:
- Kategori A mencakup 70-80% nilai penjualan (biasanya 10–20 SKU),
- Kategori B mencakup 15-25% nilai penjualan berikutnya (biasanya 30%)
- Kategori C mencakup 5% nilai penjualan terakhir (biasanya 50 SKU).
Gunakan strategi pengelolaan yang berbeda untuk setiap kategori. Produk kategori A membutuhkan pengawasan ketat, estimasi akurat, dan tingkat layanan tinggi. Sementara itu, produk kategori B membutuhkan pengawasan yang lebih sederhana, sedangkan produk kategori C dapat Anda kelola dengan lebih santai.
Pastikan Anda melakukan evaluasi secara berkala, dan pembaruan analisis ABC untuk mengikuti tren pasar serta preferensi pelanggan. Metode seperti ini dapat membantu Anda mengoptimalkan alokasi sumber daya, mengelola stok dengan lebih efisien, dan mengurangi resiko kelebihan atau kekurangan stock dalam bisnis sabun Anda.
4. Menjalankan Just-in-Time (JIT) Inventory
Secara umum, JIT Inventory Management, merupakan sistem manajemen inventory yang melakukan pemesanan dan penerimaan bahan baku hanya saat dibutuhkan dalam proses produksi atau penjualan. Ini dirancang untuk meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi biaya penyimpanan.
Untuk merealisasikan metode tersebut, Anda harus merencanakannya dengan cermat, membangun kolaborasi yang baik dengan pemasok, dan memiliki kemampuan untuk merespon permintaan pasar dengan cepat.
Berikut sejumlah penerapan Just-in-Time (JIT) Inventory dalam bisnis sabun:
- Menganalisis permintaan. Pertimbangkan pola permintaan sabun, termasuk fluktuasi permintaan berdasarkan musim dan tren pasar. Untuk memproyeksikan kebutuhan produksi dengan akurat, gunakan data historis dan estimasi.
- Optimalisasi rantai pasokan. Berkolaborasi dengan pemasok bahan baku penting, seperti surfaktan, pelembab, dan pengharum. Negosiasikan kontrak untuk dalam jumlah kecil namun lebih sering sesuai dengan kebutuhan produksi.
- Meredesign proses produksi. Atur lini produksi agar lebih fleksibel dan dapat beralih dengan cepat antara berbagai varian sabun. Meminimalisir waktu setup dan memaksimalkan efisiensi produksi
- Implementasi sistem informasi. Membangun sistem manajemen inventaris yang beroperasi secara real-time dan terintegrasi dengan sistem yang berhubungan dengan produksi dan penjualan. Untuk memastikan stok yang akurat, Anda dapat menggunakan teknologi, seperti barcode atau RFID. RFID (Radio Frequency Identification) adalah teknologi yang menggunakan gelombang radio untuk mengidentifikasi dan melacak objek secara otomatis.
- Pengaturan buffer stok. Jumlah persediaan tambahan yang disimpan di luar kebutuhan reguler disebut buffer stok. Persediaan jenis ini penting untuk memastikan ketersediaan produk yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan karena perubahan permintaan, keterlambatan pengiriman, atau masalah dalam rantai pasokan.Anda perlu menentukan level minimum buffer stok Tentukan level minimum stok yang aman untuk mengantisipasi perubahan permintaan yang drastis atau penundaan pengiriman bahan baku.
- Pelatihan karyawan. Beri tahu tim Anda tentang prinsip-prinsip JIT dan realisasinya di lapangan. Alokasikan waktu untuk melakukan semacam workshop internal dan sosialisasi tentang JIT, agar setiap anggota tim paham dengan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Ini akan membantu mereka untuk menyesuaikan diri dengan perubahan jadwal produksi.
- Evaluasi dan penyesuaian berkala. Secara rutin Anda memeriksa dan mengevaluasi kinerja sistem JIT dengan menggunakan analisis matrik seperti tingkat pemenuhan pesanan, waktu produksi, dan jumlah persediaan. Untuk meningkatkan efisiensi, lakukan perubahan saat diperlukan.
Penerapan strategi JIT yang tepat pada bisnis sabun, mampu mengurangi biaya penyimpanan, mengoptimalkan manajemen inventaris, dan meningkatkan responsivitas mereka terhadap perubahan permintaan pasar.
5. Menjalin hubungan baik dengan pemasok
Manajemen rantai pasokan (Supply Chain Management) sebuah perusahaan, tak terkecuali dengan brand sabun yang sedang Anda bangun, bergantung pada hubungan yang erat antara perusahaan dengan pemasok. Jika ini berjalan sebagaimana mestinya, mampu menjamin konsistensi ketersediaan stok dan mengoptimalkan efisiensi operasional.
Lalu apa yang harus dilakukan agar Supply Chain Management di perusahaan Anda berjalan dengan baik?
Hal pertama kali yang mesti Anda lakukan adalah melakukan penilaian terhadap daftar pemasok (suplayer) yang bekerjasama dengan Anda. Tentukan mana diantara mereka yang paling potensial untuk diajak bekerjasama.
Anda bisa melihatnya dari melihat harga dan kualitas produk yang ditawarkan, reliabilitas pengiriman, dan fleksibilitas untuk memenuhi permintaan yang berubah-ubah. Pilih pemasok yang sesuai dengan nilai dan visi bisnis Anda.
Setelah itu, Anda bernegosiasi dengan mereka dan sampaikan penawaran Anda dengan jelas. Beritahu mereka tentang penggunaan sistem pertukaran informasi real-time untuk berbagi data permintaan, proyeksi penjualan, dan level inventaris. Semua informasi ini memudahkan pemasok/ supplier untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda Dengan maksimal
Setelah negosiasi berhasil mendapatkan titik temu, pertimbangkan membuat kontrak jangka panjang dengan pemasok utama atau Anda juga bisa menawarkan penggunaan model manajemen persediaan bersama. Strategi seperti ini dapat mencakup skema pembagian risiko dan keuntungan yang mendorong seseorang untuk berkolaborasi mengoptimalkan rantai pasokan.
Setelah itu, lakukan evaluasi kinerja pemasok secara berkala dan berikan umpan balik yang bermanfaat untuk mereka. Tak cukup sampai di situ, agar perusahaan bisa terus berkembang, Anda mesti melakukan evaluasi secara konsisten, sekaligus mengidentifikasi, bagian mana saja dari system ini yang membutuhkan perbaikan lalu mengkomunikasikannya dengan pihak-pihak terkait agar mendapatkan solusi yang tepat.
Anda tak perlu lagu meningkatkan anggaran perusahaan demi peningkatan kualitas bahan yang disuplai oleh pemasok, jika memang diperlukan. Dengan menjalin hubungan baik dan bekerja sama yang apik dengan pemasok, Anda bisa mengurangi risiko kelebihan atau kekurangan stock. Dengan begitu, bisnis sabun Anda punya daya saing kuat.
6. Melakukan evaluasi dan penyesuaian manajemen inventory secara rutin
Evaluasi dan penyesuaian manajemen inventory secara teratur sangat penting untuk meningkatkan kinerja perusahaan sabun Anda. Metode sistematis ini membantu bisnis Anda mempertahankan efisiensinya dan menyesuaikan diri dengan perubahan pasar.
Untuk melakukan evaluasi, hal pertama yang mesti Anda lakukan adalah menentukan indikator kinerja kunci, disebut juga sebagai KPI, yang sesuai dengan bidang manajemen inventory.
Tingkat pengisian (fill rate), tingkat perputaran (inventory turnover rate), tingkat keluar stok, dan tingkat overstock merupakan sejumlah matrix yang umum digunakan dalam hal ini.Untuk melacak semua metrik tersebut secara real-time, Anda harus membangun sistem pelaporan yang komprehensif.
Idealnya Anda melakukan analisis data dan tren KPI secara berkala setiap bulan atau triwulan, untuk menemukan indikasi, anomali, atau perubahan yang signifikan dalam kinerja inventory. Metode analitik prediktif seperti ini dapat digunakan untuk mengantisipasi masalah yang mungkin muncul di masa depan.
Selanjutnya, Anda juga mesti mengagendakan pertemuan lintas departemen secara teratur untuk membicarakan hasil analisis dan membuat rencana perbaikan. Untuk mendapatkan gambaran yang lengkap, ada baiknya Anda bergabung dengan tim penjualan, produksi, dan keuangan.
Lakukan perubahan berdasarkan hasil evaluasi. Perubahan tersebut dapat berupa tingkat stok yang aman, aturan pemesanan, atau metode yang lebih tepat untuk memprediksi permintaan.
Terakhir dan tak kalah penting, evaluasi dan analisis data ini wajib menjadi agenda rutin perusahaan Anda. Dengan menggunakan pendekatan evaluasi dan penyesuaian yang konsisten, perusahaan sabun Anda dapat mengoptimalkan ketersediaan produk dan efisiensi inventory, sehingga mampu meminimalisir risiko overstock dan understock.
7. Melakukan strategi penjualan yang lebih kreatif
Dengan menggunakan strategi penjualan yang inovatif, bisnis sabun Anda dapat mengatasi masalah stok yang berlebihan. Metode ini mampu mengurangi inventaris berlebih dan meningkatkan pangsa pasar serta loyalitas pelanggan. Lalu seperti apakah strategi penjualan yang inovatif itu?
Anda bisa mengawalinya dengan melakukan segmentasi pasar yang lebih mendalam untuk menemukan peluang penjualan yang belum dimanfaatkan. Lalu, sesuaikan kampanye pemasaran dengan kebutuhan dan preferensi setiap demografi.
Setelah produk jadi dan siap diluncurkan, ada baiknya anda menjalankan strategi bundling produk. Kombinasikan sabun dengan produk pelembab atau sanitizer tangan untuk membuat paket sabun yang menarik. Ini mengurangi stok berlebihan dan meningkatkan nilai transaksi rata-rata
Selanjutnya untuk memperluas jangkauan audiens, Anda mesti memanfaatkan media sosial dan e-commerce. Lakukan flash sale atau penawaran eksklusif produk tertentu dengan waktu penawaran terbatas di platform online, baik di social media maupun e-commerce.
Akan lebih baik lagi jika Anda berkolaborasi dengan bisnis terkait, seperti restoran atau hotel, untuk program co-branding atau penawaran khusus. Dengan begitu, perputaran stok dapat dipercepat dan terbuka jalur distribusi baru
Terakhir, gunakan pendekatan kreatif untuk loyalitas pelanggan, seperti poin reward atau skema langganan, untuk mengurangi perubahan permintaan dan mendorong pelanggan untuk kembali membeli barang.
Dengan pendekatan penjualan yang inventif dan terukur, bisnis sabun Anda dapat mengatasi overstock sambil membangun basis pelanggan yang lebih kuat dan loyal.
8. Melakukan donasi atau pengembalian produk
Jika terjadi overstock, gak ada salahnya Anda mempertimbangkan untuk menyumbangkan barang atau mengembalikannya. Cara ini tidak hanya dapat mengurangi beban inventaris tetapi juga dapat memberikan manfaat tambahan bagi bisnis Anda. Lalu bagaimana cara melakukannya
Sebagai langkah awal, temukan barang yang tidak perlu untuk dikembalikan atau didonasikan. Periksa tanggal kadaluarsa produk, kondisi produk, dan pertimbangkan kemungkinan penjualan di masa depan.
Selanjutnya, identifikasi lembaga sosial atau organisasi nirlaba yang dapat menerima donasi produk sabun anda. Pastikan juga Anda memiliki dokumentasi yang akurat mengenai proses donasi tersebut.untuk keperluan akuntansi dan kemungkinan manfaat pajak
Jika Anda memilih untuk mengembalikan produk ke pemasok, upayakan untuk untuk bernegosiasi mengenai syarat dan ketentuan yang menguntungkan bagi bisnis Anda. Pertimbangkan opsi, seperti penukaran dengan barang lain yang lebih diminati pasar atau kredit untuk pembelian di masa mendatang.
Untuk menghindari overstock di kemudian hari, gunakan sistem manajemen inventaris yang lebih canggih. Sehingga Anda bisa melakukan estimasi permintaan yang lebih akurat dan pengelolaan rantai pasokan yang lebih efektif.
Dengan menggunakan strategi donasi atau pengembalian produk, bisnis sabun dapat menangani stok yang berlebihan sambil meningkatkan efisiensi operasional dan menambah nilai bagi masyarakat. Ini dapat meningkatkan reputasi merek dan menumbuhkan kepercayaan mitra dan pelanggan.
Penutup
Mengelola inventaris dengan baik adalah kunci untuk mencegah overstock dan understock dalam bisnis sabun Anda. Artikel ini menawarkan delapan solusi strategis untuk menjaga keseimbangan inventaris, meningkatkan efisiensi operasional dan menjaga kepuasan pelanggan. Dengan begitu, bisnis Anda dapat tetap kompetitif dan berkembang di tengah dinamika pasar.
Delapan solusi yang telah dibahas di artikel ini menawarkan pendekatan strategis untuk menjaga keseimbangan inventaris, meningkatkan efisiensi operasional, dan menjaga kepuasan pelanggan. Dengan demikian, bisnis Anda dapat tetap kompetitif dan berkembang di tengah dinamika pasar.
Jika Anda ingin memastikan bisnis Anda berjalan dengan maksimal terutama dalam hal proses produksi dari bahan baku hingga produk jadi dan siap dipasarkan, bekerja sama dengan perusahaan maklon profesional dan berpengalaman layak Anda pertimbangkan
PT Adev Natural Indonesia, salah satu perusahaan maklon sabun berpengalaman dan terbesar dI Indonesia yang berlokasi di Bogor ini, siap membantu Anda menghadirkan produk berkualitas dan sesuai kebutuhan pasar.
Tunggu apalagi? Segera hubungi kami dan wujudkan produk terbaik Anda bersama kami, sekarang!
Ketika anda berhasil mengatasi masalah understock & overstock yang dapat mengakibatkan kerugian pada bisnis sabun Anda, maka anda dapat memaksimalkan profit usaha. Yuk pelajari bagaimana cara meningkatkan penjualan dan cashflow pada bisnis sabun.
Referensi
- https://elibrary.unikom.ac.id/id/eprint/1091/8/UNIKOM_DEVY%20V%20HUTAHAEAN_Bab%202.pdf
- https://bbs.binus.ac.id/management/2017/10/metode-kuantitatif-dalam-melakukan-forecasting/
- https://jurnal.unmer.ac.id/index.php/jtmi/article/download/6727/pdf
- https://jurnal.uns.ac.id/performa/article/download/9826/8784
- https://online-journal.unja.ac.id/pim/article/download/13101/11450/38007
- https://www.jurnal.id/id/blog/2018-mengenal-sistem-inventory-dan-cara-mudah-pengelolaannya/
- https://www.hashmicro.com/id/blog/pentingnya-just-in-time-inventory-untuk-bisnis/
